Lietvedība

Lietvedības organizācijas vispārējās prasības

Šie noteikumi attiecas uz visiem dokumentiem, ko sastāda, izdod vai pieņem jebkura Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, Latvijā reģistrēta sabiedriska un reliģiska organizācija, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība, uzņēmējsabiedrību apvienība un fiziska persona.

Noteikumi nosaka, ka visiem uzņēmumiem veicot savu darbību, īstenojot tiesības un aizstāvot likumīgās intereses, jāizmanto tikai tādi dokumentu oriģināli un to atvasinājumi, kuriem ir juridisks spēks.

Šajos noteikumos norādītas normas, kas nosaka, kā izstrādājams un noformējams dokuments, lai tas iegūtu juridisku spēku, raksturota pārvaldes dokumentu sistēma un minētas prasības, kas jāievēro, izstrādājot un noformējot pārvaldes dokumentus.

Lietvedības procesa shēma

Lai izveidotu uzņēmuma un likumdošanas prasībām atbilstošu vienkāršotu lietvedības sistēmu un tās ieviešanu var veikt sekojošā secībā:

Lietvedība un grāmatvedības vešana

Lietvedības un grāmatvedības vešana uzņēmumā parasti tiek uzticēta ofisa menedžerim, sekretārei un grāmatvežiem.

Dažkārt ar grāmatvedību jeb grāmatvedības uzskaiti nodarbojas pats uzņēmuma vadītājs, gada beigās meklējot palīdzību pie grāmatvedības speciālistiem. Šajā brīdī ļoti daudzas lietas jau ir piemirsušās un ir grūti restaurēt to vai citu notikušo procesu. Taču precīzs grāmatvedības dokumentu uzskaitījums ir ārkārtīgi svarīgs, lai varētu iegūt precīzus grāmatvedības datus atskaitēm.

Tāpēc visbiežāk, ja uzņēmums nav liels, ir pat ieteicams izmantot konsultantu pakalpojumus grāmatvedības vešanai.

Katrā uzņēmumā visi attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri, inventāra saraksti, gada pārskati un to pielikumi, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumenti (kontu plāni, kodifikatori u.c.) sistemātiski jāsakārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā.

Glabāšanas laiks ir:

• gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai — 10 gadi. Pēc tam tie nododami Valsts arhīvos;
• inventāra sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem — 10 gadi;
• attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem — 75 gadi;
• pārējiem attaisnojuma dokumentiem — 5 gadi.

Ja uzskaite tiek kārtota ar elektroniskajām skaitļošanas mašīnām, jānodrošina šā panta otrajā daļā noteiktais datu glabāšanas laiks.

Uzņēmuma likvidācijas gadījumā turpmāko uzņēmuma arhīva uzglabāšanas kārtību nosaka likvidācijas komisija, saskaņojot to ar Valsts arhīvu ģenerāldirekciju.

Par uzņēmuma arhīva saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs. Papildus informāciju meklējiet mājas lapā www.likumi.lv un Likumā “Par grāmatvedību”.